Der Mailservice: Der Fehlerteufel steckt im Detail

Wenn Mails nicht bei Ihnen ankommen, hat das meist eine einfache Ursache: Der Speicherplatz ist erschöpft. Wir zeigen, wie sich das verhindern lässt und welche Möglichkeiten der Mail-Weiterleitung die Plattform bietet.

Sicherlich verstoßen wir nicht gegen das Postgeheimnis, wenn wir Ihnen einige Hinweise zum Mailservice geben und Sie auf Details der Einstellungen aufmerksam machen, wo der Fehlerteufel gelegentlich zuschlägt. Wir schildern die unerwünschten Nebenwirkungen und weihen Sie ein, wie Sie diese vermeiden beziehungsweise korrigieren können.

Achtung: Begrenzter Speicherplatz!

Mailservice = Admin

Stellen Sie sich vor: Weil sich Ihre Mailbox gefährlich der Maximal-Auslastung nähert, wollen Sie Ihren Mailservice endlich einmal aufräumen - doch dann finden Sie dort keine Löschfunktion! Diese haben wir bei der Programmierung der Plattform natürlich nicht vergessen. Vielmehr dürfte Ihnen die Schuladministration diese Möglichkeit versehentlich genommen haben. Daher an dieser Stelle der Hinweis an alle Admins: Nur bei vollständiger Rechtevergabe des Basis-Recht "Mailservice" in der Benutzerverwaltung ist das Löschen von Nachrichten überhaupt möglich. Generell sollten Sie das Basis-Recht von allen Funktionen, die genutzt werden sollen, auf "Admin" stellen. Doch das ist ein anderes Thema, das an einer anderen Stelle in einem anderen Artikel behandelt wird ;-)

Wichtig: Vorhaltezeit in den Ordnern definieren

Zurück zum Mailservice: Die E-Mails in den Ordnern Ihres Mailkontos beanspruchen natürlich Speicherplatz - die einzige Ausnahme ist der Papierkorb, denn Mails werden hier automatisch nur eine begrenzte Zeit (vier oder zwei Wochen) vorgehalten. Sie können über die Einstellungen übrigens für alle Ordner definieren, wie lange Mails darin verfügbar sein sollen. Ist die von Ihnen für den entsprechenden Ordner festgelegte Vorhaltezeit verstrichen, werden die darin befindlichen Mails automatisch in den Papierkorb verschoben und anschließend nach zwei beziehungsweise vier Wochen automatisch gelöscht.

Beliebtes Versteck: Die Unterordner

Sie haben alle unwichtigen E-Mails im Posteingang gelöscht, doch die Mail-Quota hat sich nicht wesentlich verändert? Dann sollten Sie jetzt Ihre im Mailservice angelegten Unterordner überprüfen! Vielleicht haben Sie in diesen, gegebenenfalls in mehrere Ebenen verschachtelten, Untiefen die eine oder andere E-Mail größeren Umfangs abgelegt, die nun den knapp gewordenen Speicherplatz für sich beansprucht. Überprüfen Sie zudem den Ordner "Gesendet", denn alle von Ihnen über die Plattform verschickten E-Mails landen hier - wenn Sie diesen Ordner nicht aufräumen und nicht mehr benötigte Mails löschen, kann das ebenfalls zu einer akuten Postfach-Verstopfung führen.

Weiterleitungen richtig einrichten und nutzen

Mit oder ohne lokale Zustellung?

Wenn Sie Ihre an die lo-net²-Adresse gerichtete E-Mails an ein anderes Mailkonto weiterleiten lassen, sollten Sie die zusätzliche lokale Zustellung (Voreinstellung) nur dann erlauben, wenn Sie die Nachrichten unbedingt auf der Plattform benötigen oder zumindest gelegentlich in die Mailbox bei lo-net² schauen. Es kann sonst passieren, dass diese unbemerkt vollläuft und Nachrichten, die an die lo-net²-Adresse geschickt werden, Sie nicht mehr erreichen. Ihr Postfach ist dann wortwörtlich wegen Überfüllung geschlossen.

Postfach-Verstopfung vermeiden

Spätestens auf die automatisch erzeugte Warnung bei einem Restvolumen von weniger als einem Megabyte sollten Sie also reagieren, oder gleich bei Anlage der Weiterleitung die Option "keine zusätzliche lokale Zustellung" aktivieren. Wenn Sie Ihre Weiterleitungsregel nachträglich in diesem Sinne verändern möchten, finden Sie im Editierfenster keine Option, die ausdrücklich die lokale Zustellung betrifft. Sie erzielen dort aber den gleichen Effekt, indem Sie "keine weiteren Regeln ausführen" anwählen.

Verteiler für Gruppen und Klassen: Von überall anmailen...

Jeder Raum besitzt eine E-Mail-Adresse, die Sie als Verteiler nutzen können. Dazu müssen Sie den Mailservice zunächst über die Basis-Rechte des Raumes grundsätzlich aktivieren, also auf "Admin" stellen. Den Schülerinnen und Schülern brauchen Sie ihn über die Mitgliedsrechte im Raum aber nicht freigeben! Es reicht, wenn Sie als Moderator(in) darauf zugreifen können und über eine Filterregeln die Weiterleitung an alle Mitglieder des Raums einrichten. Diese Möglichkeit eignet sich besonders zur Kommunikation von außen.

... oder nur für Moderatoren/innen nutzbar

Für "interne" Mails ist die Versendung über die Administration der Klasse oder Gruppe aus bequemer, weil Sie sich die Eingabe der Adresse sparen. Klicken Sie dort einfach auf die unter "Name" verlinkt angezeigte E-Mail-Adresse und es öffnet sich sogleich das "E-Mail schreiben"-Fenster. Diese funktioniert übrigens auch dann, wenn Sie den Mailservice der Klasse beziehungsweise Gruppe deaktiviert haben. Anhänge können Sie auf diesem Weg nicht mitschicken, doch für die Verteilung von Dateien ist ja ohnehin die Dateiablage des Raumes vorgesehen.

Ebenfalls möglich: E-Mail-Client nutzen

Sie können Ihre lo-net²-Adresse natürlich auch mithilfe eines externen Mailclients, etwa Outlook oder Thunderbird, verwalten. Das funktioniert übrigens auch mit E-Mail-Adressen von Institutionen, Klassen und Gruppen. Dazu müssen Sie nur die passenden Daten an den richtigen Stellen eingeben. Wo Sie die Angaben zu POP3 und SMTP finden, verrät Ihnen eine unserer Antworten auf oft gestellte Fragen. Sie können die Mailbox-Verstopfung hier nachhaltig vermeiden, indem Sie in den Einstellungen des Mailclients die Option "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" deaktivieren. Dann landen alle E-Mails gleich auf Ihrer Festplatte, und das Postfach auf dem lo-net² bleibt dauerhaft leer.